El blog de Thaira

La gente de PMHUT acaban de sacar un buen artículo acerca de las ventajas que ofrecen los sistemas de registro de tiempo (también conocidos como sistemas de “time-tracking”) y cómo sacarle el máximo partido integrándolo en resto de los sistemas de su empresa (especialmente útil para la gestión de proyectos). Los datos de gestión del proyecto – que se obtienen de la información generada por sistemas de “time-tracking” – a menudo es un área que podría mejorarse en muchas empresas.

Los datos conseguidos se pueden utilizar para mejorar la gestión de proyectos en las áreas de:

• Costes - ¿Cuánto hemos gastado?
• Seguimiento - Ya hemos acabado el proyecto?
• Gestión - ¿Qué es lo siguiente que debemos hacer?
• Mejora de las Estimaciones – ¿Cuánto nos va a costar esto?

Costes

Si un sistema de seguimiento de tiempo permite configurar  el precio por hora y otras normas acerca de los pagos (como los cálculos de las horas extras, dietas, etc), éste puede proporcionarnos unos datos muy precisos acerca de los costes de cada proyecto. Si no, un registro de horas trabajadas por proyecto sigue siendo un buen indicador de coste (en caso que se pueda aplicar razonablemente un costo promedio por hora y por empleado).

Seguimiento

La mayoría de sistemas de “time-tracking” permiten indicar de alguna forma qué porcentaje de cada proyecto se ha completado. Combinado con los datos de costes descritos anteriormente, se puede crear un sistema de “alerta temprana” para los proyectos que se están desmadrando. Por ejemplo, si ya se ha gastado más del 45 por ciento de los fondos asignados para un proyecto, pero sólo se ha finalizado el 10 por ciento del mismo, es el momento de pulsar el “botón de alarma general”.

Gestión

En cualquier sistema de “time-tracking” que merezca mínimamente la pena se contemplará la posibilidad de limitar la visibilidad de un proyecto (ya sea para un empleado o un departamento). Un empleado que tenga que entrar unos 500 registros en su hoja de tiempo, por lo general se acabará entrando los datos rápidamente e incorrectamente. La utilización de un buen sistema ayudará a aliviar esta carga y mejorará enormemente la exactitud de los datos. También se puede utilizar este mecanismo para asignar personas a los proyectos, limitar las horas de los proyectos, y ver quién ha sido asignado a qué tareas.

Mejora de las Estimaciones

Algunos sistemas de planificación de “portfolio” caros y complejos están diseñados para ayudarle a evitar que se inicien proyectos que no tienen los recursos para terminar. Estos sistemas pueden ahorrarle mucho dinero, pero su talón de Aquiles son las estimaciones incorrectas. Un sistema de “time-tracking” puede ser particularmente útil en la mejora de las estimaciones cuando muchos de los proyectos de su empresa son similares, y por lo general lo son.

Por ejemplo, si su empresa desarrolla software a medida para los clientes, siempre hay una fase de “toma de requisitos” al principio. Estudios realizados por Hewlett-Packard han demostrado que el 6-10 por ciento del coste del proyecto (para este tipo de proyectos) suele ser en esta primera fase de requisitos.

Los datos detallados que nos ofrecen los sistemas de “time-tracking” nos muestra el coste de estas primeras fases de un proyecto. Si el coste es del 10 por ciento y se ha pasado 100 horas reuniendo los requisitos, cualquier estimación más allá de las 1.000 horas debería ser reexaminada. Además, el 10 por ciento es, probablemente, el número incorrecto para los proyectos de su empresa, por lo que la estimación total puede variar. Pero el hecho de usar los datos registrados en otros proyectos anteriores le dará una idea importante en cuál sería la media y cómo es de variable, y por lo tanto, cómo realizar dicho cálculo.